Voorraadbestuur In Quickbooks

Voorraadbestuur in QuickBooks Deur Hector Garcia Op November 19, 2012 & middot; Ek het QuickBooks opleiding vir baie jare en die moeilikste ding om te leer in my QuickBooks klasse is Voorraadbestuur gedoen. In hierdie artikel, ek skryf vir Intuit, Inc outeur van QuickBooks vir 'n witskrif uitgereik November 2012, kort ná die bekendstelling van QuickBooks Enterprise V. 13 Besighede wat voorraad hanteer, weet dat die bestuur van voorraad sal maak of die besigheid te breek. In vandag se globale mark, swaar kompetisie, en al die kopers-verskaffers wat met mekaar verbind met die Internet; die marge op die goedere te kry kleiner en kleiner elke jaar. pakhuis koste, pakhuis personeel, administratiewe personeel doen boekhouding en papierwerk bestuur, bederf, gestuur koste, beheer en die beveiliging van die bates, toerusting om voorraad te hanteer, ens: die hantering van voorraad kan soveel koste, soos bied Wanneer die besigheid begin klein, dit is tipies maklik om te hanteer wanneer voorraad hoeveelhede is laag en die meeste verkope gedoen word met 'n "just-in-time" inventaris, wat beteken: net koop wanneer kliënte bestel. Dit sal egter die meeste suksesvolle medium en groot grootte besighede eienaars bely dat dit onmoontlik sou gewees het om die grootte van hul besigheid te verhoog sonder aansienlik verbeter die manier inventaris hanteer. Maatskappye soos Amazon en Wal-Mart skryf sy sukses op sy top-notch voorsieningskettingbestuur: lae produkkoste, met die regte hoeveelheid voorraad tot die vraag, omset hoë voorraadvlakke, vinnige en doeltreffende verkope vervulling hanteer. Maar klein en groeiende besighede soms nie kan maak dat verskuiwing in medium-groot ondernemings, hoofsaaklik te wyte aan die uitdagings van die bestuur van voorraad. In die hart van dit alles is 'n stelsel. In vandag se wêreld was, sou hierdie stelsel bestaan ​​integrasie sakeprosesse en met af doeltreffende rekenaarstelsel om rekeningkundige en voorraad te hanteer. "Ek was nog altyd 'n kind probeer om 'n bok te maak. Ek geleen 'n dollar uit my pa het toe gegaan om die pennie lekkergoed winkel, koop 'n dollar werd is van lekkergoed, stel my stand, en verkoop lekkergoed vir vyf sent elk. Geëet helfte van my voorraad, het $ 2,50, het my pa terug sy dollar. " Guy Fieri - Food Network Daar is 'n paar groot suksesverhale van besighede maak dat verskuiwing, soos Carlos met die Eerste Tobacco Co Carlos beskik oor 'n Cigar Groot - en verspreidingsonderneming in Tampa, FL. Begin as 'n sigaar liefhebbers, en hulle het baie vriende in die bedryf wat hy ontmoet het in die baie sigaar bars in Tampa. Voor die aanvang van sy besigheid, was hy 'n inventaris Bestuurder in 'n groot groothandel elektroniese uitvoerder. Te midde van sy entrepreneurskap strewe, nooit werklik het hy hom op die oprigting van 'n sterk voorraadstelsels of rekeningkundige kontroles as die oorweldigende hoeveelheid nuwe bestellings hom onverhoeds betrap. Aan die begin was dit alles oor die vervulling van die gebooie en die vergadering verwagtinge kliënt se. Binne twee jaar na die aanvang van sy besigheid, het hy bevind homself in 'n interessante situasie: die maatskappy het die gelykbreekpunt merk gebreek, verkope begin kry groter en meer ingewikkeld, is kwaliteit van die produk om meer veeleisend ... maar die belangrikste, het hy besef dat die meeste winsgewende verkope waar toe hy inventaris wat hy in voorraad gehad verkoop. Natuurlik, die mark betaal 'n premie om die produk nou kry, teenoor die neem van back orders die kliënte moes 2 weke wag vir. So Carlos besluit om 'n groter pakhuis kry, belê in temperatuur beheer toerusting in staat wees om die produk vars vir weke hou, en om sy wins te verhoog op verkope (en potensieel kry nuwe verkope) van die kliënt nodig het onmiddellike produk. Met 'n intreevlak rekeningkundige sagteware, was daar 'n baie handleiding voorraadstelsel wat baie moeisame was, maar het hom vertroue dat bestellings en aankope nooit val deur die krake. Onder ander uitdagings, is sy groot kliënte ook nou vra vir meer krediet terme wat debiteure bestuur het selfs meer belangrik en 'n paar van sy kleinhandel kliënte is versoek besending voorraad te laat end-kliënte om meer te koop Daar was nog risiko van bederfbaarheid wanneer voorraad in die pakhuis sit te lank, en hy het geleer dit op die harde manier. Sommige bestellings begin om ontslae te teruggekeer as gevolg van gehalte en 'n paar kliënte begin huiwerig te koop produk wat hy in die pakhuis het gestoor te kry. Die raaisel wat Carlos in die gesig staar om sy reputasie risiko in die gehalte van sy produk te verminder moes óf besluit om op te hou uitvoering inventaris en gaan terug na Order-net verkope of noodsaaklike transformasie van die manier waarop hy daarin geslaag inventaris. Om dit te bereik het hy: Moes 'n manier om die verkope van spesifieke produkte voorspel vind, om hom te help koop net die regte hoeveelheid van voorraad Nodig om 'n real-time inventaris verslag om altyd te weet wat beskikbaar is en hoe lank is sit daar om te verseker verkope personeel gefokus op die beweging van die eerste. Die verhoging van die spoed om verkope vinniger te vervul. In staat is om voorraad wat sy kleiner kleinhandel kliënte is gevra om te stuur in besending beheer "Ons wil ons inventaris vinniger draai as ons mense" - James Sinegal. Mede-stigter en voormalige uitvoerende hoof van Costco So het die doelwitte was duidelik. Maar die uitdagings was: potensiële hoë koste van 'n gesofistikeerde voorraadstelsel, leer kurwe van nuwe stelsel en potensiële hoë heropleiding koste en potensiële verlies van beheer deur opgee huidige handstelsel. Carlos begin om die navorsing te doen om dieselfde stelsel wat hy toe gebruik in sy ou werk waar hulle tien keer die bedrag van die verkope was besturende gebruik en het twee keer die bedrag van voorraad tot bestuurder. Maar dit was een van daardie stelsels wat neem ses maande uit te voer en 'n bykomende ses maande tot die personeel meester het; en die ondersteuning is baie beperk tot baie spesifieke konsultante. Nou is die droom verpletter waar die hele koste van die stelsel was meer as 'n honderd duisend dollar. So realisties, benodig hy 'n oplossing te vind wat in minder as 'n maand sal geïmplementeer word, met 'n kort leer kurwe soos sy huidige QuickBooks Pro gebruik om verkope te verwerk en uit te voer bankrekonsiliasies, en laastens nodig hy steun wat baie toeganklik vanaf die was het vervaardiger, beskikbare dokumentasie en rekenmeesters / konsultante wat dit verstaan. In September van 2012, hersien hy 'n paar aanbiedings van konsultante wat fokus op die werk met "medium grootte" besighede, wat oplossings aangebied onder tienduisend dollar vir sagteware, implementering en training8230; en saam met QuickBooks Enterprise met gevorderde voorraad. Hy het hierdie oplossing as gevolg van die volgende kenmerke voorsiening gemaak vir sy algehele behoeftes: Gemak van gebruik . Die leerkurwe was relatief kort, want die meeste personeellede reeds met QuickBooks Pro in die verlede gewerk het om skattings en fakture te doen. controleur die maatskappy se hou van die vermoë om steeds in staat wees om transaksies van die bank af te laai op die oewer te versoen. Gebruikerkontroles en buigsaamheid. Hy was in staat om te begin met 5 gebruikers en het die buigsaamheid om op te gradeer om tot 30 gebruikers. Alle personeellede, insluitend: admin personeel, pakhuis persoonlike en reis verkope mense het toegang tot die stelsel. En Carlos kon beheer oor wat gebruikers toegelaat word om watter spesifieke funksies te doen het, en het 'n oudit-roete van alle werk wat gedoen word. Databasis grootte. sy lys van bekende sigaar storievertellers was meer as 500, en elke merk het 'n gemiddeld van 100 verskillende tipes sigare wanneer jy die verskillende groottes, style, oesjare, ens QuickBooks onderneming in staat was om 50,000 items te hanteer sonder enige probleme getel. Ondersteuning: die meer as 55000 Certified Consultants in die VSA sodat hy vertroue dat daar hulp sal wees as dit nodig is het. En die maatskappy se CPA kon kry nog steeds die QuickBooks lêer in te voer om hul belasting sagteware. Maar, waar hy regtig sien die voordeel, was op die Voorraadbestuur funksies hierdie opgegradeer voorraadstelsel te bied het: Auto-PO. Hy hoe het die vermoë om die stelsel voor te stel watter produkte om te koop op grond van die minimum bedrae wat hy nodig gehad het wat gebaseer is op die voorspelde verkope. Aankoop van die regte hoeveelheid voorraad hom toegelaat het om voordeel te trek uit meer "behoefte-dit-nou" verkope neem terwyl die verlaging van die risiko van bederf. Barcode Scanning: inventaris personeellede het beperkte toegang tot QuickBooks Enterprise, maar nog steeds waar dit toegelaat word om voorraad sodra ontvang as die produk deur die pakhuis deure deur onmiddellik die skandering toe. En weeklikse siklus tel waar haalbaar, voor dit was 'n naweek geval en die maatskappy kon net bekostig om een ​​keer te doen per maand. Inventaris was nou nader aan real-time en verkope personeel waar kan beskikbaar inventaris bied net deur te kyk na die stelsel. Lot Tacking en EIEU Inventaris Koste: in teenstelling met die ander stelsel gebruik, QuickBooks Enterprise hou van die historiese voorraad koste deur Eerste in eerste uit wat in lyn met die filosofie om seker te maak die ouer produk te maak vir die eerste keer verkoop aan die gemiddelde varsheid te verhoog van die sigare in voorraad. Veelvuldige Inventaris Locations: nou was hy in staat om tred te hou van sy eie voorraad in die pakhuis plus voorraad by elke Retail Store hy gaan besending stuur te hou. Bin ligging dop: om in staat wees om vinnig te slaan, af te haal, en tel inventaris; daar 'n behoefte aan spesifieke dromme of rakke om dit binne die pakhuis en QuickBooks Enterprise het die vermoë om dit te doen toewys. Inventaris Fotos Aanhegsels: hy gebruik om twee inventaris databasis, die een wat gestoor word in QuickBooks en die een wat hy met al die foto's van die produkte het nie, en dit was dikwels omslagtig om seker te maak dat hulle albei pas. Met QuickBooks Enterprise, was hy in staat om die beeld van elk in die stelsel gelaai produk en het dit soveel makliker vir die verkope personeel om die produkte van die kliënt versoek te identifiseer of te verduidelik. Ook was hulle in staat om die sertifikate van egtheid spesifieke produkte en transaksies te heg om tred te hou van 'n baie spesiale bestellings sommige kliënte het hou. Vinniger Vind en seleksie van items: met meer as 50,000 items en klein variasie op die deel name / nommer, dit is baie handig om in staat wees om te soek binne die produk, beskrywing, of pasgemaakte veld op die regte item te vind.